DruckversionZentral Drucken - Kosten Sparen: Fallstudien und Interview
Die drupa 2008 ist vorbei und war ein voller Erfolg!
Wir möchten uns auf diesem Wege bei unseren Kunden, Partnern, Geschäftsfreunden und allen jenen bedanken, die den Weg auf unseren Stand gefunden haben.
Die diesjährige drupa hat unsere (hohen) Erwartungen bei weitem übertroffen. Die vielen Vorführungen und positiven Reaktionen darauf haben uns bestätigt, dass wir mit unserer Anwendung den Marktanforderungen entsprechen.
Für Ihre Information haben wir eine der zwei Präsentationen veröffentlicht, die wir im dip (drupa innovation parc) gehalten haben:
Web2Print optimierte zentrale Druckkonzepte (Vortrag)
Präsentation zum Thema: So halbiert eine deutsche Oberfinanzdirektion 7 Millionen Mal im Jahr Kosten
Autorin: Irene Grabsdorf, Product Manager Web-to-Print Produkte dots GmbH
Web2Print im Public Sector
Kostenkontrolle und Transparenz durch Einsatz von Web2Print- Technologie am Beispiel einer Bildungseinrichtung und einer Kreisverwaltung
Autor: Clemens Grossmann, Geschäftsführer und Firmengründer dots GmbH
Lesen Sie, wie die OFD Hannover sieben Millionen Mal im Jahr Kosten halbiert
Die Oberfinanzdirektion
Schon im Jahr 2000 führte man in der Hausdruckerei der ODF Hannover eine dots Software zur elektronischen Druckauftragserteilung ein. Mit dots Cockpit JTX sandte ein ausgewählter Kreis von Mitarbeitern seine Aufträge vom Schreibtisch über das Intranet in die Hausdruckerei. Dabei wurden die Druckdaten von einem elektronischen Auftragsschein begleitet, der die Druck-Produktion und die spätere Kostenzuordnung wesentlich effizienter machte.
Die Aufgabe
Die Versuche weitere Mitarbeiter in das System zu integrieren, scheiterten an der ausgesprochen heterogenen IT-Umgebung in der OFD. Auch die Daten-Übermittlung per E-Mail bot nicht den gewohnten Effektivitätsgewinn und führte außerdem zu überlasteten E-Mail Servern. So begab man sich auf die Suche nach einer Lösung, um alle 12.000 Mitarbeiter der Niedersächsischen Finanzbehörden in ein neues Druckkonzept zu integrieren. Diese Lösung sollte sich in die gegebene IT-Infrastruktur einpassen und die Benutzerverwaltung über mehre LDAP-Datenbanken zulassen.
Die Lösung
Die Ausschreibung gewann wieder eine Software aus dem Hause dots: iSWT 3. Diese Softwarelösung bietet alle, schon in dots Cockpit JTX bewährten Funktionen, beinhaltet aber zusätzlich ein webbasiertes Druckportal, über das nun alle 12.000 Mitarbeiter ihre Drucksachen schnell und komfortabel in der Hausdruckerei bestellen können. Dabei spielt es keine Rolle mehr mit welchem Betriebssystem sie selbst arbeiten.
Die Integration
Im Jahr 2007 übernahm die Firma IQprinting die Installation der dots Software sowie die komplexe Integration der LDAP-Datenbanken. Als Distributor für dots Software und Systemhaus für Druckanwendungen war IQprinting auch in der Einführungs- und Schulungsphase der Ansprechpartner für die OFD vor Ort.
Der Gewinn
Schon in den ersten Monaten nach Einführung des Systems konnte eine Verlagerung der Druckaufträge in die Hausdruckerei verzeichnet werden. Rund 7 Millionen Seiten werden hier inzwischen jährlich professionell und effizient produziert. Dabei werden ganz nebenbei auch noch Kosten halbiert, denn jede der 7 Millionen Seiten kostet weniger als halb so viel wie bei einer Produktion auf einem der Etagen-Kopierer.
"Wir sehen unseren Behörden-Standort nicht als Insel. Wir sind Dienstleister und mit dots iSWT können wir unser Know-how auch nach außen geben"
Wilfried Schmidt, Leiter Innere Dienste, Präsidialbüro der OFD Hannover
Flexibler drucken
Die IHK Hannover druckt Serienbriefe und Broschüren zentral in der eigenen Hausdruckerei. Die Gestaltung und Verarbeitung steuern die Mitarbeiter vom Arbeitsplatz aus.
Zur Industrie- und Handelskammer Hannover gehören mehr als 110.000 Betriebe von denen etwa 34.000 im Handelsregister eingetragen sind. Entsprechend umfangreich ist die Menge der Broschüren, Seminareinladungen und Serienbriefe, welche die IHK-Mitarbeiter verfassen: 200.000 Seiten werden Monat für Monat in der eigenen Hausdruckerei produziert.
„Früher war es bei uns so, dass jede Seite einmal ausgedruckt wurde. Diese wurde in die Hausdruckerei gegeben, wo eine Druckplatte erstellt und anschließend über das Offset-Verfahren gedruckt wurde. Bei Engpässen wurden solche Aufträge auch an externe Dienstleister vergeben“,
berichtet Ulrich Schulz, Leiter der IT-Abteilung der Industrie- und Handelskammer Hannover. Diese Vorgehensweise erwies sich auf die Dauer jedoch als zu aufwändig und zu unflexibel. Als Ziel definierte die IHK deshalb: Jeder Mitarbeiter im Haus soll seine Broschüren so ausdrucken können, wie er sie gestaltet hat. Nach einer öffentlichen Ausschreibung ersetzte eine moderne Kopiermaschine der Firma Konica Minolta die wartungsaufwändige Offset-Druckmaschine.Mit der neuen Drucktechnologie wurden nicht nur die Zuverlässigkeit erhöht und die Kosten gesenkt.
Mithilfe der Software des Berliner Druck-Software-Spezialisten dots wurde auch der interne Druck-Workflow optimiert. Die rund 80 Mitarbeiter der IHK, die an das Drucknetzwerk angeschlossen sind, können heute aus Programmen, wie beispielsweise Microsoft Word, heraus, den Einzelplatzdrucker oder im Falle größerer Auflagen die Hausdruckerei auswählen. Bei Auswahl der Hausdruckerei können sie im Bildschirmmenü der dots software eine Auswahl zur Höhe der Auflage und zur Weiterverarbeitung der Dokumente treffen. Als Finishing-Option lässt sich etwa das Falzen oder Heften von Broschüren auswählen. Dabei wird eine digitales Jobticket erzeugt, dass den manuellen Auftragszettel ersetzt. Die Informationen aus dem Jobticket stehen auch für weitere Anwendungen, beispielsweise für die Kostenzuordnung, zur Verfügung. Die erstellten Druckaufträge landen schließlich beim Mitarbeiter der Hausdruckerei, werden nach Dringlichkeit sortiert und abgearbeitet. Zur Sicherheit wird jeweils ein Probeausdruck produziert, wenn keine Fehler sichtbar sind, beginnt der Druck der gesamten Auflage.
Eine hausinterne Verfügung der IHK legt fest, dass Druckauflagen über 20 Exemplare aus Gründen der Wirtschaftlichkeit nicht über lokale Drucker, sondern über die dots software und die Hausdruckerei erstellt werden sollen.Die IHK druckt schwarz-weiß auf bereits mit dem IHK-Logo farbig bedruckten Papierbögen. Ein Vorteil beim Druck von Veranstaltungsflyern mit der Kopiermaschine besteht in den variablen Auflagen. Fällt die Nachfrage einmal höher aus, kann die Auflage ohne großen Aufwand nachträglich noch erhöht werden. Die Arbeit mit der Kopiermaschine ist nicht nur schneller als mit der Offset-Druckmaschine, sie bietet auch die Möglichkeit der Personalisierung von Serienbriefen.
„Mit monatlich 200.000 Drucken arbeitet die Konica 7075 in unserer Hausdruckerei mittlerweile an ihrer Kapazitätsgrenze, und wir denken bereits über eine Ersatzinvestition nach“, sagt Ulrich Schulz.
Die dots software legt der IHK dabei keinerlei Beschränkungen auf, da sie mit Postscript-Drucksystemen beliebiger Hersteller arbeitet.
Text: Rainer Hill und dots Software GmbH
Zentral Drucken – 20 Prozent sparen
Interview mit Clemens Großmann, Gründer und Geschäftsführer des Berliner Unternehmens dots, über Software-Lösungen, die für Kostentransparenz beim Druck und die kosteneffektive Steuerung von Druckaufträgen in Kommunen sorgen. Das Interview erschien zuerst in der Kommune21, März 2007:
Herr Großmann, Sie haben die Firma dots im Jahr 1997 gegründet. Wie kommt man dazu, Software für den Druck mit digitalen Kopiersystemen zu entwickeln?
Sowohl ich als auch Detlef Rupp, Mitgründer von dots, haben für Unternehmen im Berliner Raum gearbeitet, die Druck-Hardware produziert haben. Damals gab es noch den traditionsreichen Fotosatzmaschinenhersteller Berthold in Berlin und in seinem Umfeld existierte eine Menge Drucktechnik-Know-how. 1996 kamen neue Systeme auf den Markt, die von der Technik her als Kopierer und als Drucker zu nutzen waren. Diese boten ganz neue Möglichkeiten. Es gab jedoch noch keine Software, um die Potenziale dieser Drucksysteme zu nutzen. Unsere Idee war es, die Möglichkeiten der klassischen Drucktechnik nutzbar zu machen auf solchen Kopiersystemen.
Heute ist die Nutzung von Kopiersystemen zum Druck fast überall Standard geworden. Damals war das vielleicht bei fünf Prozent der Nutzer der Fall. Heute ist es genau umgekehrt, das heißt es werden vielleicht noch fünf Prozent der Systeme ausschließlich zum Kopieren benutzt.
Das heißt, Sie sind mit Ihrer Entwicklung in einen schnell wachsenden Markt gestartet ...
Ja, wir hatten Glück und können in diesem Jahr bereits das zehnjährige Firmenjubiläum begehen.
Wie würden Sie das spezifische Know-how Ihres Unternehmens beschreiben?
Die sichere und effiziente Übermittlung von Druckaufträgen und die Integration in bestehende IT-Systeme ist die einmalige Kombination, die wir mit unseren Lösungen bieten. Wir haben auch relativ früh angefangen, den kommunalen Markt zu bedienen. Dadurch haben wir eine sehr hohe Kompetenz, was die Bedürfnisse dieses Marktes betrifft. Beispiele sind etwa die Übermittlung von Kostenstellen beim Druck, die Vertraulichkeit der Druckübermittlungund die Berücksichtigung der spezifischen Organisationsstruktur etwa im Unterschied zu einem Copy Shop.
Sie bewegen sich aber auf beiden Märkten?
Wir bewegen uns auf beiden Märkten, aber der Hauptfokus liegt im Public Sector. Zwei Drittel unserer Kunden sind dort zu finden.
Ihre Software iSWT wird in Kommunalverwaltungen eingesetzt, um etwa Druckaufträge von Arbeitsplätzen im Netzwerk in Hausdruckereien auszugeben.Worin liegen die Vorteile dieses Verfahrens?
Viele Kommunen versuchen, Druckaufträge per E-Mail an den zentralen Druck zu übermitteln. Das ist ein sehr ineffizientes Verfahren. Vor allem deshalb, weil die Informationen, die man benötigt, um den Druckauftrag korrekt abzuwickeln, in der E-Mail oft nicht enthalten sind. Dann gibt es auch ein Vertraulichkeitsproblem, weil der Mailserver nicht so sicher ist, wie unsere Software-Lösung. Wir bieten eine direkte Integration. Der Sachbearbeiter kann über den Druckbefehl seiner Anwendungssoftware die Hausdruckerei auswählen, genauso wie die Einzelplatzdrucker in seiner Umgebung. Er bekommt dann ein Formular angezeigt, mit dem Informationen wie etwa Kostenstelle oder aber auch das Format und die Verarbeitung des Dokuments strukturiert erfasst werden.
Was sind Kostenvorteile des Einsatzes Ihrer Software mit einer zentralen Hausdruckerei?
Druckkosten sind sehr häufig versteckte Kosten. Viele Kommunen haben noch keine transparente Information darüber, wie viel sie für Druck ausgeben. Druckkosten sind aber ein sehr großer Kostenfaktor. Wir entwickeln gerade ein Produkt, das den Nutzer dabei unterstützt, zu entscheiden, welche Druckaufträge für den Arbeitsplatzdrucker und welche für das Digitaldrucksystemgeeignet sind.
Gibt es Möglichkeiten, den Nutzen Ihrer Lösungen monetär zu bewerten?
Ja, wir haben zum Beispiel eine Untersuchung mit der Zentrale einer deutschen Handelskette durchgeführt. Diese konnte innerhalb von drei Monaten 20 Prozent ihrer Druckkosten sparen. Dort wurden allerdings die positiven Wirkungen für Umwelt und Nachhaltigkeit noch stärker in den Vordergrund gestellt. In den Kosten spiegelt sich natürlich auch die Tatsache wider, dass man mit den großen Drucksystemen energieeffizienter arbeitet. Das Arbeitsplatzklima wird ebenfalls verbessert. Beispielsweise nimmt der Lärm am Arbeitsplatz ab, wenn große Aufträge in der Hausdruckerei ausgeführt werden. Längerfristig lassen sich noch mehr Kosten durch die Optimierung der gesamten Druckinfrastruktur einsparen. Im Übrigen gibt es noch einen weiteren Aspekt: Die zentralen Kopiersysteme sind heute sehr leistungsfähig. Da lassen sich beispielsweise Broschüren auch lochen, heften und falzen. Das wissen viele Mitarbeiter aber gar nicht. In der Benutzerführung unserer Software können diese Optionen angezeigt werden. Das steigert die Attraktivität der Hausdruckerei.
Wohin geht die Entwicklung Ihres Produktportfolios?
Eine wesentliche Herausforderung sehe ich darin, dass wir unsere Software noch stärker mit anderen Software-Paketen integrieren und damit die Kostentransparenz über die gesamte Kommune hinweg verbessern. Das heißt, dass die Informationen, die wir über die Druckkosten generieren auch zurückfließen in andere Systeme, wie etwa eine kommunale Finanz-Software.
Interview: Rainer Hill
